Administratieve Ondersteuning / Personal Assistant / Knokke

Wij gaan op zoek naar een freelancer die onze klant administratief en organisatorisch kan gaan ondersteunen. Een ruime overdracht en inwerkperiode wordt voorzien. Je komt op een heel mooie locatie terecht met ware vakantie vibes, waar evenementen worden georganiseerd.

Een heel gevarieerd takenpakket waarin je fungeert als personal assistant van het management. Opstart wordt voorzien zo snel mogelijk, ten laatste eind Februari om nog een mooie overdracht te krijgen. Na het ouderschapsverlof van de te vervangen collega kan je nog een tijdje actief blijven in dit project om dan van jouw kant de overdracht te geven. Dit kan dan afgeschaald worden in uren per week.

Takenpakket:

• Telefonie en mailverkeer algemeen + mailbox zaakvoerster beheren.
• Prijzenfiches, werking en beschikbaarheden doorsturen naar klanten.
• Voorschotfactuur opmaken, betaling hiervan dan ook opvolgen.
• Bij verhuur van een polyvalente ruimte: nodige acties ondernemen.
• Eindfactuur/afrekening opmaken, betaling opvolgen.
• Feedback omtrent groepsaanvragen opvragen bij de klant na event.
• Rechten werknemers toewijzen in het systeem voor diverse divisies.
• Reservaties opvolgen en aanpassen indien nodig.
• Rekeningen verschillende divisies dagelijks controleren.
• Binnenkomende sollicitaties bijhouden en doorsturen naar desbetreffende verantwoordelijke per afdeling.
• Alle personeelsgegevens invoeren in Officiënt en de prikklok en inlogcodes kassa opmaken voor de werknemers indien nodig.
• Samentellen en double checken van de uren personeel op het eind van de maand ter controle.
• Gepresteerde uren van de Interims wekelijks invoeren op platformen en de tellers bijhouden van deze personen. Wekelijks ook de planningen doorgeven aan de verschillende kantoren.
• Arbeidsongevallen aangeven bij de verzekering en opvolgen.
• Stock businesskaartjes en cadeaubonnen opvolgen en tijdig bestellen indien nodig.
• Dagelijks reservaties overlopen en indien nodig verkeerde boekingen verplaatsen, mails hieromtrent opvolgen.
• Op het eind van de maand reminder naar personeel sturen omtrent de gepresteerde uren ter berekening van hun lonen.
• Kasboek bijhouden voor verschillende divisies met de lidgelden en de te storten bedragen. Op het eind van de maand een overzicht maken.
• Facturen opmaken, versturen en betaling ervan opvolgen.