Office Manager FT of 4/5 voor kunstgalerij in Antwerpen

x is een dynamisch executive assistant bureau gericht op het outsourcen van high level Personal Assistants en Office Managers. Wij bieden managementondersteuning met ongeëvenaarde flexibiliteit om onze klanten te helpen hun doelen te bereiken.

Voor een van onze klanten zijn wij op zoek naar een proactieve organisator die wil werken als Office Manager/Personal Assistant voor een befaamde en gerenommeerde kunstgalerij in België met locaties in Antwerpen, Knokke en Brussel. 

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een proactieve en georganiseerde Office Manager die het team komt versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteun je het management met diverse administratieve en organisatorische taken. Je speelt een cruciale rol in het personeelsbeheer, financiële voorbereiding, planning en IT-ondersteuning binnen de organisatie. De startdatum voor deze functie is september.

Verantwoordelijkheden

• Personeelsbeheer: Beheren van personeelsdossiers, coördineren van HR-taken, aanspreekpunt voor personeel en freelancers, en fungeren als contactpersoon voor het sociale secretariaat. 
• Financiële voorbereiding: Assisteren bij de boekhouding (externe accountant), opmaken van facturen en verwerken van aankoopfacturen.
• Offertes en dossieropvolging: Opvragen van prijsoffertes en opvolgen van diverse dossiers.
• IT-ondersteuning: Technische ondersteuning bieden, inclusief de introductie van AI-oplossingen binnen de organisatie.
• Coördinatie leveringen: Coördineren van leveringen van kunstwerken en andere goederen.
• Kantoorbeheer: Zorgdragen voor een efficiënte en georganiseerde kantooromgeving, inclusief voorraadbeheer en bestellingen.
• Administratieve ondersteuning: Verzorgen van administratieve taken zoals agendabeheer, postverwerking, telefoonbeantwoording, en e-mailbeheer.
• Evenementenplanning: Organiseren van interne en externe evenementen, vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het regelen van catering en logistiek.

Profiel kandidaat

• Intelligente en slimme persoonlijkheid.
• Reactief en in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken.
• Leergierig en bereid om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
• Eerste werkervaring is gewenst.
• Flexibel wat betreft werktijden, met mogelijkheid tot glijdende uren.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Kennis van Frans en Pools is een pluspunt.
• Teamspeler die goed kan samenwerken met een jong en dynamisch team.

Vereisten

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ervaring met boekhoudsoftware is een pré.
• IT-technische kennis en ervaring met AI-oplossingen.
• Proactieve houding en probleemoplossend vermogen.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Kennis van Frans en Pools is een pluspunt.
• Teamspeler met een hands-on mentaliteit.

• Solliciteren: Ben jij de Office Manager die wij zoeken? Stuur je motivatiebrief en CV per mail. Wij kijken uit naar je sollicitatie!