Executive Assistant

Categorie : administratie

Tijdelijk en deeltijds (3d/week) project voor een goed tweetalige (Ndl+Fr) directie-assistent. Opdrachtgever: overheidsorganisme gelegen in centrum van Brussel. Duurtijd: augustus + september, mogelijk verlengbaar.

Je zal ondersteuning bieden aan de directie-assistent van de voorzitter en zal instaan voor:

als rechterhand ondersteuning bieden aan de directeur: verzekeren van de continuïteit bij afwezigheid van de directeur; agendabeheer; opvolgen van briefwisseling, mails en telefonische oproepen; opvolging lopende dossiers met respect voor deadlines; voorbereiden van documenten/dossiers m.b.t. het Directiecomité, notuleren, alsook de opvolging ervan na de beslissing van het Directiecomité; organiseren van vergaderingen, reizen, deelname aan congressen; klassement;…
administratie van de dienst: correspondentie, agendabeheer, algemene planning van activiteiten/deelname aan vergaderingen… van de dienst, opmaak, controle en verzending van officiële documenten,…
zorg dragen voor de interne en externe communicatie en informatiedoorstroming.

Je profiel

hoger diploma (Master/Bachelor) of gelijkwaardig door ervaring
minstens 3 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie
MS Office; Word, Excel, PowerPoint en Outlook
goede mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
beschikken over goede redactionele en communicatieve vaardigheden;
autonoom (binnen de gemaakte afspraken), maar ook in en ten dienste van een team kunnen werken;
beschikken over een positieve ingesteldheid, gezond verstand, zin voor initiatief en verantwoordelijkheid;
respecteren van de vertrouwelijkheid en discreet, flexibel, stipt en nauwkeurig zijn;
om kunnen gaan met de uitdagingen van een afwisselende functie: een zekere tijdsdruk, oplossingsgerichtheid en een sterke zelforganisatie;
beschikbaar zijn voor de periode vanaf 5 augustus 2024 t.e.m. 4 oktober 2024, plus de eventuele verlengingen (max 3 keer met 1 maand), en dit gedurende 3 dagen per week

Aanbod:

dit project kan uitgevoerd worden als freelancer of met een tijdelijk contract als project consultant voor X.
duurtijd: 2 maanden: 5/8/2024 - 4/10/2024, eventueel verlengbaar
3 dagen per week, uit te voeren van maandag tot vrijdag tussen 8u en 18u. Exacte uurrooster vast te leggen in onderling overleg.
locatie: 1040 Brussel (Kunst/Wet - Troon)

Info

Datum opdracht : 04-07-2024

Regio : Vlaams-Brabant

Plaats : Diegem

Duur project : > 4 weken

Locatie : 100% werken bij klant

Status : Open

Profiel :

Info

Contact