Facturen betalen. Voor veel bedrijven is het soms een van hun minst dringende prioriteiten terwijl jij zelf als freelancer toch maar mooi op je centen zit te wachten. Indien je geconfronteerd wordt met onbetaalde facturen, hoef je als freelancer echt niet te blijven stilzitten.
Reeds jaren kon meester Kevin Michiels, advocaat aan de Antwerpse balie voor heel wat freelancers de nodige invorderingsprocedures met succes beeindigen. En dit voor zelfs lagere bedragen. We zetten daarom enkele belangrijke tips op een rij. Enkele belangrijke elementen zijn: wat is er afgesproken, is er een factuur en werd deze geprotesteerd.
Freelance werk is gepresteerd betekent betalen.
Meester Michiels: Ik heb al vaak gemerkt dat freelancers omwille van de beperkte omvang van hun factuur geen acties durven ondernemen. Echter indien de factuur prestaties behelzen die door de freelancer effectief zijn gepresteerd, dienen deze door de opdrachtgever te worden betaald.
Het is ten eerste van belang om na te gaan of de opdrachtgever de factuur heeft geprotesteerd.
Conform de vaststaande rechtspraak dienen handelaars een niet conforme factuur binnen een korte termijn te protesteren. Deze korte termijn wordt geapprecieerd door de rechtbank, indien een gerechtelijke procedure al noodzakelijk is. De verplichting om een factuur binnen korte termijn te protesteren kadert binnen een veilig en vlot handelsverkeer.
Het risico op protest kan worden ingeperkt door op uw factuur alle noodzakelijke zaken correct te vermelden, zo o.m. dient er aandacht te worden gevestigd op de naam en adres van uw opdrachtgever, zijn ondernemingsnummer/BTW-nummer, de datum, het correcte volgnummer, het BTW tarief en de prijs voor de geleverde prestaties.
Je doet er tevens goed aan om uw prestaties nauwkeurig op de factuur te omschrijven, zodoende dat elke vorm van mogelijke discussie uitgesloten is.
Factuur niet geprotesteerd betekent factuur is aanvaard.
Alleszins zal bij gebreke aan (tijdig) protest, de factuur als aanvaard worden beschouwd. Meester Michiels voegt er nog aan toe dat gelet op het steeds complexer worden van de aan de freelancers opgedragen werkzaamheden, het zinvol is om voorafgaand aan de uitvoering van de opdracht een degelijk contract op te stellen.
Een goed contract kan immers een conflict voorkomen. De freelancer doet er tevens goed aan om te voorzien in beknopte algemene verkoopsvoorwaarden, die hij vermeldt op de overeenkomst, zijn/haar offerte en facturen.
Rol van de advocaat.
De advocaat is een noodzakelijke actor bij het invorderen van de factuur. Immers deze zal behoudens andersluidend verzoek van de freelancer vooreerst pogen om op een minnelijke basis de opdrachtgever te overtuigen om tot betaling van de factuur over te gaan.
De advocaat zal bij de start van het dossier steeds het contract of de e-mails opvragen.
Op basis van deze stukken kan samen met de freelancer een nadere strategie worden besproken, ofwel wordt een minnelijke (buitengerechtelijke piste) gekozen ofwel wordt de rechtbank van koophandel gevat, middels een dagvaardingsexploot, hetgeen wordt betekend door de gerechtsdeurwaarder.
Kosten van de advocaat.
De brug tussen freelancer en advocaat is niet ver. De freelancer betaalt voorafgaand de opstart van de procedure een minimumkostprijs aan de advocaat. Het merendeel van de invorderingsdossiers wordt geregeld buiten de rechtbank om. De freelancer bekomt derwijze de betaling van zijn factuur en kan deze minimale kost van de advocaat fiscaal inbrengen.
Indien de opdrachtgever-debiteur in gebreke blijft de factuur van de freelancer te voldoen, zal de advocaat je adviseren om de factuur te recupereren via een gerechtelijke procedure.
Hiervoor zal de advocaat een gerechtsdeurwaarder contacteren, die de opdrachtgever-debiteur zal dagvaarden voor de rechtbank van koophandel. De kost van het deurwaardersexploot-dagvaarding dient door de freelancer te worden voorgeschoten, doch bij integrale recuperatie uitzondering het faillissement van de opdrachtgever of de gerechtelijke reorganisatie- van de gevorderde som, zal de freelancer deze dagvaardingskosten terugbetaald krijgen bovenop de gevorderde hoofdsom (= factuur).
Sommige bedrijven rekenen er op dat je niets doet.
Meester Michiels raadt aan om zelfs voor kleinere bedragen een advocaat in te schakelen. Sommige bedrijven rekenen er gewoon op dat de freelancer niets zal doen en denken dat je bluft. Zij nemen soms geen jurist onder de arm en leggen alle aanmaningen naast zich neer waardoor ze soms zelfs de dagvaarding voor de rechtbank niet lezen en al evenmin verschijnen, zodoende dat zij worden veroordeeld bij verstek.
Indien er toch een betwisting de kop zou opsteken, zal het dossier nader worden toegelicht aan de rechtbank.
Enkele praktische tips:
1. Maak altijd een contract op en omschrijf duidelijk je algemene voorwaarden, best op de voorzijde van uw offertes en facturen. Raadpleeg desnoods een advocaat.
2. Draag zorg voor een correcte factuur met een nauwkeurige beschrijving van de prestaties.
3. Vraag altijd naar het betaalbeleid van je opdrachtgever zodat je dit op voorhand kent. Indien uw opdrachtgever verzoekt om een afbetalingsplan, verzoek schriftelijke bevestiging.
4. Vervaldatum overschreden? Direct actie ondernemen. Stuur een e-mail of bel.
5. Wordt uw factuur ten onrechte geprotesteerd, repliceer prompt schriftelijk, immers de protestplicht van niet-conforme aanspraken geldt tevens voor de freelancers, in zijn/haar hoedanigheid van handelaar.
6. Blijft betaling uit, schakel juridische hulp in.
7. Ga naar de rechtbank, zelfs voor kleine bedragen.
