Het is onmogelijk om een complete lijst op te sommen van zaken waar u als opdrachtgever rekening mee moet houden als je een freelancer inhuurt.  Niettemin maak ik in dit artikel een aanzet en met je hulp kunnen we wel tot een groot overzicht komen. Al je tips en tricks zijn meer dan welkom.

Elke uit te voeren opdracht begint echter met het vinden van een geschikte freelancer. Op FreelanceNetwork.be  kun je gratis een freelance opdracht plaatsen. Elke beschikbare freelancer krijgt vervolgens een bericht binnen en kan bij interesse onmiddellijk en rechtstreeks zijn of haar kandidatuur indienen. 

Deze manier van werken is dus ideaal voor opdrachtgevers met weinig tijd. Echter in de ideale wereld krijg je niet één maar enkele reacties binnen. Dan zul je die freelancer kiezen die het best bij je bedrijfscultuur en wensen aansluit.  Hoe onderscheidt je de verschillende kandidaturen? Waar kun je als opdrachtgever zoal op letten? En hoe beoordeel je een freelancer?

Antwoorden op bovenstaande vragen laten zich vertalen in praktische tips. De belangrijkste tip die opdrachtgevers én freelancers moeten onthouden is dat een goede werkrelatie tussen beide partijen begint met het maken van heldere afspraken.  Zo zijn er tal van afspraken die gemaakt worden. Een aantal voorbeelden vindt u hieronder terug, maar zoals gezegd bent u meer dan welkom om de lijst met praktische tips bij het inhuren van een freelancer aan te vullen. 

Inhoudelijke afspraken.

In eerste plaats moeten er inhoudelijke afspraken gemaakt worden over velerlei zaken als de inhoud van het werk, de deadline van de opdracht en ook de verplichtingen naar elkaar toe na het project. Dit laatste is belangrijk met het oog op een lange termijn relatie die u mogelijks wilt aangaan met de freelancer.

Een andere belangrijke afspraak die moet worden gemaakt is de vergoedingsregeling. Zoals vaker is alles subjectief.  Er zijn freelancers die graag per gewerkt uur gefactureerd willen worden. Daarnaast zijn er freelancers die een vaste vergoeding voor de opdracht wensen. U krijgt dan 1 prijsvoorstel voor het afwerken van het totale project.

Hetzelfde geldt voor de opdrachtgever. Aangezien voor niets de zon op gaat zijn afspraken over de vergoeding ook niet te onderschatten voor een langdurige samenwerking.

Hoewel het eerste contact wellicht via een advertentie op het internet verloopt en de freelancer misschien een e-mail verstuurd heeft, toch raad ik aan om met de freelancer te praten. Bel hem of haar op of nodig de freelancer uit voor een gesprek op kantoor. Een ietwat commercieel ingestelde freelancer zal zelf het initiatief nemen om je te bellen.

Maak tijd vrij voor een praatje en leg duidelijk uit wat je project of job inhoudt en wie je zoekt. Op basis van enkele vragen kunnen inschatten in welke mate de freelancer je kan verder helpen.

Ook al zal het contact met een freelancer anders zijn dan met een vaste werknemer, toch zal je bij een geschikte kandidaat een 'klik' ervaren. Iets van: die persoon vertrouw ik en die kan me inderdaad helpen. Je krijgt wellicht meerdere reacties via e-mail op een oproep maar die klik ga je wellicht met slechts een paar freelancers ervaren.

Via e-mail heb ik zo'n klik nog nooit gekregen. Ik krijg die klik wel door met bedrijven en freelancers te praten.  Een freelancer die je begrijpt, zal jou die vragen kunnen stellen die nodig zijn om het project goed uit te voeren.

Huur je een freelancer in, vraag dan of hij bepaalde kennis of best practises met het bedrijf deelt en schrijf die ook op zodat andere collega's er later ook nog gebruik van kunne maken.  Zo vermijd je dat de binnengebrachte kennis van de freelancer bij zijn vertrek ook weer wegvloeit. 

Neem als opdrachtgever nooit een freelancer volcontinu (dit wil zeggen 38 uur per week en dit voor een gans jaar) aan. Een freelancer kan de schijn van schijnzelfstandigheid vermijden door op jaarbasis voor meerdere bedrijven gewerkt te hebben. 

Als je als opdrachtgever een freelancer voor een langere periode zoekt, vraag dan naar wat hij dat jaar nog van projecten uitgevoerd heeft. Als opdrachtgever geef je de freelancer alle vrijheid. Zo dient een freelancer geen vakantiedagen aan te vragen of te laten goedkeuren en hoeft hij zich niet in- en uit te tikken als zijn werkdag begint of eindigt.

Het is wél mogelijk dat je als bedrijf een freelancer inhuurt voor de vervanging van een ziek personeelslid of een zwangerschap. De freelancer werkt dan weliswaar tijdelijk fulltime maar het werk is beperkt in de tijd.