Wat doe je als je een leuke opdracht ziet maar de opdrachtgever een factuur wenst terwijl jij zelf geen BTW-nummer hebt. Eenvoudig, een bedrijf zoeken dat voor jou de facturatie doet en er tegelijk voor zorg dat jij op een wettelijke correcte manier kunt werken.

 

Je bent vandaag niet de enige die freelance werk doet zonder over een BTW-nummer te beschikken. Dat blijkt uit het aanbod van payroll bedrijven, dwz kantoren die gespecialiseerd zijn in de HR-administratie van freelancers.

Juridisch gezien komt er tussen de opdrachtgever en freelancer dus een derde partij bij. Er ontstaat een relatie tussen het payrollkantoor en de opdrachtgever enerzijds en een interimrelatie tussen de freelancer en het payrollkantoor.

Het interessant van het payrollsysteem is dat je een interimcontract krijgt. Dit wil zeggen dat je dezelfde rechten (en plichten) geniet als interimaris bij bijvoorbeeld een groot kantoor als Randstad. Met andere woorden: wie meer dan 65 dagen op jaarbasis werkt tussen juli 2014 en juni 2015, krijgt een extra premie op basis van het verworven salaris. Deze eindejaarspremie wordt uitbetaald door het Sociaal Fonds voor Uitzendkrachten.

Als het project afgelopen is, krijg je een C4-document zodat je kunt gaan stempelen. En voor het ziekenfonds blijf je werknemer (en ben je geen zelfstandige).

Als interimaris krijg je een netto salaris en het is de opdrachtgever die op je brutoloon RSZ-bijdragen zal betalen. Je hoeft je als freelancer dus niet bij een aparte zelfstandige kas aan te sluiten. Een ander belangrijk voordeel van payrolling is dat je als freelancer  geen debiteurenrisico loopt. Je ontvangt dus altijd je geld ook al betaalt jouw opdrachtgever niet correct of gaat hij failliet.  Een payrollkantoor kan wel een opdrachtgever weigeren wanneer deze een slechte betalingshistoriek heeft.

De tarieven bij interimkantoren worden meestal uitgedrukt als coefficient ten opzicht van het bruto salaris. Bij de traditionele kantoren ligt die coefficient tussen de 2 en 2,20. Bij een payroll kantoor ligt die coefficient tussen 1,75 en 1,81. 

Met andere woorden als een freelancer 1.000 euro bruto wil verdienen voor een opdracht, dan krijgt de opdrachtgever een factuur van 1.750 euro (bij coefficient 1,75) of 1.810 euro (bij coefficient 1,81). Bij Tentoo wordt het tarief uitgedrukt als 8% commissie op het factuurbedrag. Het bruto salaris wordt vermenigvuldigd met een coefficient van 1,8286 om tot het factuurbedrag te komen.

Het tarief houdt rekening met de verplichte afhoudingen in verband met RSZ-bijdragen voor de ziekteverzekering, pensioenen, kinderbijslag.

Belangrijker dan de coefficient is wat je als freelancer krijgt. Zo doet het payroll kantoor veel meer dan je loonfiche in orde brengen en een factuur sturen naar je opdrachtgever. Denk bijvoorbeeld aan de af te houden RSZ-bijdragen voor werknemer en werkgever en de belastingen.

Daarnaast geven een aantal payroll bedrijven een extra dienstverlening op het vlak controle van documenten, opvolging van documenten, juridische ondersteuning bij vragen en hulp bij als het mis loopt, enz.  We wensen het niemand toe maar wie zorgt voor het papierwerk bij een arbeidsongeval? Hoe is dit geregeld? 

Vraag ook altijd uitdrukkelijk na in welk paritair comite het bedrijf (jouw klant) actief is. Want het contract dat jij laat opstellen, valt onder hetzelfde paritair comite.  Elk paritair comite heeft zijn eigen regels in verband met extra vakantiedagen, minimum lonen en aantal te presteren uren. We raden freelancers ook altijd aan informatie in te winnen over de arbeidsongevallenverzekering. Wat is gedekt en wat niet.

Elk payroll kantoor zal bij de opmaak van het contract vragen hoeveel je als freelancer aan de opdracht wil verdienen. Wat ben je met andere woorden als tarief met de opdrachtgever overeengekomen? Daarbij is het enorm belangrijk dat je op voorhand weet hoeveel jij netto zal overhouden en dat je stil staat dat het factuurbedrag 2,5 tot 3 keer hoger kan liggen dan jouw netto salaris.

Bij Tentoo hanteert men de snelle regel dat 2 maal het nettoloon gelijk is aan het brutoloon. En dat 3 keer het nettoloon grosso modo overeenkomt met het factuurbedrag.

Bijna alle payroll kantoren hebben een eigen online registratiesysteem waar elke freelancer op voorhand verplicht is aan te geven wanneer hij begint te werken.  De nadruk ligt op op voorhand. Als je om 8 uur bij je klant moet zijn en je vertrekt om 7 uur met de auto, dan moet je ten laatste de dag ervoor in het systeem ingeven dat je de volgende dag zal werken. 

Dit is om verzekeringstechnische redenen. Stel dat je een ongeval krijgt, dan geldt dit als een arbeidsongeval, anders niet.  Ook geldt deze registratie tegelijk als een dimonaaangifte. Dit wil zeggen dat als er sociale inspectie bij je opdrachtgever komt, dat men ziet dat je officieel aan de slag bent.

Via deze online systemen, kun je op voorhand simulaties aanvragen zodat je op voorhand weet wat het netto salaris, bruto salaris en factuurbedrag zal zijn. Bij alle payroll kantoren is er telefonische hulp of begeleiding via mail. De systemen zijn eenvoudig en makkelijk te bedienen. Op basis van de geregistreerde uren word je achteraf uitbetaald.

De meest bekende payroll bedrijven zijn vandaag Smartbe en Tentoo. Daarnaast heb je ook aantal kleinere spelers zoals Accent Payroll. Afhankelijk van de dienstverlening die je als freelancer aanbiedt, zul je bij 1 van deze payroll bedrijven gaan aankloppen.

Smartbe richt zich eerder op de technische creatieve profielen. Wij zijn gegroeid uit een sociaal bureau voor kunstenaars, zegt Frisia Donders van SMartBe Vlaanderen. Smart wil meer zijn dan een HR partner die alle formaliteiten vervult.  Ze doen ook aan zakelijke begeleiding, juridische bijstand en geven opleidingen.

Accent Payroll richt zich uitdrukkelijk niet tot kunstenaars. Wij helpen graag alle profielen. Dat kan gaan van de journalist, webdesigner tot informaticus, telemarketeer als secretaresse. Wij richten ons niet tot kunstenaars.

Tentoo is zowel een payrollkantoor als een Sociaal Bureau voor Kunstenaars en was 1 van de eerste kantoren in Belgie. Bij Tentoo kan je terecht voor infosessies over payroll en freelancen (ook artistiek), juridisch advies en zo veel meer.

Amplo is een volledige HR-partner voor de creatieve sector en dus ook voor een groot deel freelancers.

1. Smartbe - Rue Emile Feronstraat 70 - 1060 Brussel - tel : 02 542 19  

2. Tentoo - Ikaroslaan 14 - 1930 Zaventem - tel: 02 725 70 00  

3. Accent Payroll - Beversesteenweg 576 - 8800 Roeselare - tel: 051 460 500 

4. Amplo - Napelsstraat 71 - 2000 Antwerpen - 03 202 89 20