Zelfstandige freelancers kunnen een 300 euro tot 400 euro per maand aan onkostenvergoedingen inbrengen. Het gaat dan om fiscaal erkende onkostenvergoedingen waarop geen RSZ-bijdragen en geen belastingen betaald hoeven te worden en die je niet maandelijks hoeft te kunnen bewijzen.  Je hoeft dus geen kassaticketjes hiervan bij te houden.

Dat blijkt uit een uiteenzetting door een fiscaal expert op een infosessie van Freelancenetwork.be. De fiscus past jaarlijks de onkostenvergoedingen voor zelfstandigen aan. Ook zelfstandige freelancers vallen dus onder de regeling en kunnen er gebruik van maken.

* 30 euro per maand voor carwash en parkeertickets.

* 125 euro per maand kantoorkosten. Dit is de vergoeding om het ter beschikking hebben van een ruimte. Ook zelfstandigen die een woning huren en van de huisbaas niet mogen onderverhuren voor commerciele doeleinden kunnen er gebruik van maken.

* 19,22 euro voor forfaitaire dagvergoedingen. Wie voor zijn zaak 5 uur of meer per dag  op de baan is, mag hiervoor een onkostenvergoeding maken a rato van 19,22 euro als tussenkomst voor een maaltijd.

* 43,78 euro voor overnachtingen met ontbijt per nacht in Belgie. Ofwel voer je de factuur in de boekhouding van de overnachting ofwel kies je voor een onkostenvergoeding. Hoewel je het bonnetje van de overnachting op zich niet hoeft te bewaren, bij vragen dien je wel aan te kunnen tonen dat je die nacht in die buurt bent geweest. Bijvoorbeeld: je brengt een onkostenvergoeding voor een overnachting in een hotel in naar aanleiding van een aanwezigheid of deelname aan een beurs. De fiscus kan bijvoorbeeld vragen om het bestaan van de beurs op zich ook aan te tonen. 

* 85 euro per maand mag ingebracht worden als tussenkomst voor representatiekosten als receptie, kleine relatiegeschenken, etc Denk bijvoorbeeld aan het boeket bloemen dat je meeneemt naar de opening van een zaak, het rondje dat je op cafe betaalt om jezelf in een goed daglicht te zetten, etc

* 70 euro per maand mag je inbrengen voor zogenaamde liberaliteiten. Vooral middenstanders worden vaak gevraagd voor een steunkaart te kopen van een jeugdbeweging of voor het sponsoren van een goed doel. Ook hier kun je als zelfstandige freelancer een beroep op doen. In deze rubriek zitten ook de fooien die je geeft en het geld voor de vestiaires.

* 20 euro per maand voor fruit.

Het voordeel is dat je als zelfstandige freelancer voortaan ook de bonnetjes van je parking niet langer hoeft te bewaren. De keerzijde van de medaille is dat je de kosten niet 2 keer kan inbrengen (1 keer de kosten bewijzen met een bonnetje en gebruik maken van de onkostenvergoeding kan dus niet).

Je mag als freelancer wel kiezen voor het systeem dat jou het meeste voordeel oplevert. Zo kan het zijn dat je de ene maand voor het forfaitaire systeem kiest en de volgende maand je bonnetjes allemaal bijhoudt en de kosten bewijst om ze te laten terugbetalen. In de praktijk blijkt dat mensen gemakkelijkheidshalve voor 1 systeem kiezen.

Hoewel de fiscus een ruling heeft uitgewerkt, raden heel wat boekhouders aan om enkele maanden alle bonnetjes daadwerkelijk bij te houden en daarna over te schakelen op de forfaitaire vergoedingen.  De ruling van de fiscus waarnaar verwezen kan worden is: Forfaitaire onkostenvergoeding voorafgaande beslissing nr. 2011.064 d.d. 5 april 2011 en nr. 2011.079 d.d. 7 juni 2011