Freelancers wordt aangeraden een foto van hun thuiskantoor te nemen en achter te laten bij hun boekhouder. Dat werd verteld op een SBB seminarie. Belastingcontroles gebeuren vaak op het kantoor van de boekhouder zelf, zegt Wim Hellemans van SBB. De fiscus is met andere woorden niet in het kantoor van de freelancer zelf aanwezig. Omdat heel wat freelancers ook thuis werken en een vergoeding voor hun thuiskantoor als kosten inbrengen, merken we dat de fiscus bij discussies dat thuiskantoor wel eens wil zien. 

Zelfstandigen met een thuiskantoor die eigenaar van een woning zijn, kunnen volgens een bepaalde fiscale formule huurinkomsten aan zichzelf uitbetalen. Deze fiscale formule is gebaseerd op het aantal vierkante meters van het thuiskantoor in vergelijking tot de totale oppervlakte. Hoe meer vierkante meters thuiskantoor je in verhouding van je totale woning kunt inbrengen, hoe groter je huuropbrengsten.

Deze huuropbrengsten worden aan een zeer fiscaal vriendelijk regime belast. Met andere woorden een zelfstandige freelancer die maandelijks 250 euro huurinkomsten ontvangt, betaalt daar een 40 euro belastingen op en houdt 210 euro netto over.  Wie anders 210 euro netto uit zijn bedrijf wil halen in de vorm van salaris, moet daarvoor 400 euro van zijn rekening halen.

Om te vermijden dat alle zelfstandige freelancers met een thuiskantoor zo maar huurinkomsten aan zichzelf uitkeren, kan er een controle gebeuren. De fiscus wil in de eerste plaats een idee hebben van hoe dat thuiskantoor er uit ziet. Is er echt wel een thuiskantoor met andere woorden: is er een aparte kamer of zit men in de living of keuken die ook voor private doeleinden gebruikt wordt?

Met de foto kun je perfect een idee geven van de grootte van de kamer en de inrichting er van. Zo krijgt de controleur van de belastingen ook een beeld van wat er in je thuiskantoor staat. Staat daar een designbureau, een dure bureaustoel, een nieuwe of tweedehandskast, ligt er tapijt, is er een printer aanwezig, etc. Tegelijk kan de fiscus nagaan of het materiaal dat hij ziet overeenkomt met de opgenomen activa in de balans. Het gebeurt immers wel eens dat  een dure kast van de living op factuur van de zaak staat terwijl in het thuiskantoor een goedkoop IKEA model te vinden is.

De fiscus heeft het recht om ter plaatse een controle te komen uitvoeren. Uiteraard zal hij dit vooral doen als hij vermoedt dat een aantal dingen niet koosjer verlopen.  Door een foto te nemen van je thuiskantoor kan je volgens Hellemans van SBB al heel veel twijfel weg nemen. Bovendien kost een controle ter plaatse je als zelfstandige weer extra tijd en geld omdat je boekhouder wellicht ook aanwezig is en zijn uren aanrekent.