Geef toe, koude prospectie is meestal hard. En als er afspraken telefonisch geboekt moeten worden dan zijn vertegenwoordigers vaak de eerste die hier geen tijd of goesting voor hebben. Bij heel wat bedrijven gebeurt koude prospectie dan ook via persoonlijke contacten op netwerk evenementen of door bij prospecten aan de receptie binnen te springen. “Hoewel telefonische prospectie populair is, wordt het nog veel te weinig systematisch en continu gebruikt.
Maar met een goede aanpak, zorgt een afspraakzetter er continu voor dat de agenda van vertegenwoordigers gevuld wordt met nieuwe beloftevolle prospecten die je bedrijf wel eens willen ontmoeten”, zegt Monique Totté uit Essen. Zij doet al jaren afspraakplanning voor KMO’s.
Acht tips voor wie met telefonische afspraakplanning wil starten.
1. Bepaal samen met de marketing en salesafdeling wat u aan de telefoon wil vertellen. Welke boodschap wil je geven. Zorg er voor dat u in 1 zin kunt vertellen wie u bent en waarvoor u staat. Deze boodschap vermeldt u aan het begin van het gesprek zodat u direct de aandacht trekt.
2. Zorg voor een adressenbestand dat regelmatig wordt aangevuld met nieuwe telefoonnummers en contactpersonen. Bespreek intern wie u gaat bellen en waarom. U kunt immers onmogelijk iedereen bellen. Wie sectoren benadert die geen interesse in uw product of dienst hebben, zal de kosten voor telemarketing snel hoog zien oplopen.
3. Bel elke dag. Voorzie elke dag een belmoment, ook al is dit maar 1 uur. Eens u gestart bent, zal u bedrijven moeten terugbellen om de contactpersoon te pakken te krijgen. Hier falen heel wat bedrijven omdat de telefonische opvolging van prospecten door allerlei andere last minute dringende acties op de lange baan worden geschoven.
4. Kwalificeer. Hou een gesprek aan de telefoon en geen monoloog. Ga na of het bedrijf met wie u belt voor u een interessante potentiële klant is. Stel hem de nodige vragen en bewaar de antwoorden in een database.
5. Volg op. Bedrijven die u niet kennen en vandaag nog geen afspraak wensen, zijn niet altijd verloren contacten. Op basis van de antwoorden aan de telefoon zal u later kunnen beslissen hoe u deze bedrijven al dan niet verder zal opvolgen (via e-mail, brief, brochure, uitnodiging op evenement, telefoon, …)
6. Heeft u een afspraak geboekt, geef deze dan direct door aan de vertegenwoordiger of zet ze direct in zijn agenda. Vermeld de naam van het bedrijf, adres, contactpersoon, telefoonnummer en wat er aan de telefoon besproken is. Zo kan de vertegenwoordiger zich optimaal voorbereiden.
7. Maak een ROI. Hou apart bij hoeveel telefonische prospectie kost en dit project per project. Zorg er voor dat kostenverhogingen verklaard kunnen worden. De belangrijkste parameters zijn: het product, het aanbod aan de telefoon, het adressenbestand en de telemarketeer. Het is dus niet altijd zo dat een gebrek aan afspraken te wijten is aan de onkunde van de telemarketeer.
8. Heeft u geen onvoldoende tijd om uw afspraken zelf te zetten, overweeg dan freelance telemarketeer afspraakplanner in te schakelen.
