Facturen die onbetaald blijven of te lang blijven openstaan hebben rechtstreeks een invloed op de liquiditeit van uw bedrijf. Daarom is het enorm belangrijk dat je het geld van je uitgeschreven facturen zo snel mogelijk ontvangt.
Wendy Stippelmans volgt moeilijke betalers op. "Debiteurenbeheer is vandaag de dag onmisbaar voor iedere onderneming", stelt ze. Vandaag betalen bijna 1 op 3 bedrijven hun facturen te laat en 1 op 4 faillissementen had vermeden kunnen worden indien men een onbetaalde facturen strikter had opgevolgd.
1. Organiseer je debiteurenbeheer.
Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed wanneer je alleen maar trouwe klanten hebt die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer uit handen te geven.
2. Controleer de kredietwaardigheid van je klanten.
Weet met wie je te maken hebt. Check nieuwe klanten omdat iedere nieuwe klant een verliespost kan betekenen indien deze niet gecontroleerd worden. Je kunt dit doen via de kruispuntbank, door kredietrapporten op te vragen of bij je collega ondernemers te peilen. Ook een bestaande klanten dien je goed in de gaten te houden. Want eens een goede betaler is niet altijd een goede betaler.
Als een vaste klant ineens trager gaat betalen of helemaal niet, kan dat een signaal zijn dat er iets mis is met de kredietwaardigheid van het betreffende bedrijf.
3. Bepaal de betalingstermijn en controleer welke betalingstermijn je klant hanteert.
De gemiddelde betalingstermijn in ons land is dertig dagen. Kies je voor deze of een andere termijn, wijk er dan niet vanaf, ook niet per uitzondering. Het is niet verstandig de betalingstermijn te laten afhangen van de wensen van de klant. Dat kan je een slecht imago bezorgen.
Zeker wanneer een klant die binnen dertig dagen moet betalen van een andere klant hoort dat deze een betalingstermijn van zestig dagen heeft gekregen. Controleer op welke betalingstermijnen jouw klanten effectief betalen, dit kan aan de hand van een aging waarin je duidelijk kan zien wie hoe lang openstaat. Een klant die zelf beslist wanneer hij betaalt, kan een verliespost betekenen. Je bent immers een ondernemer, geen kredietverlener!
4. Reageer bij laattijdige betalingen, wacht niet af!
Als de betalingstermijn eenmaal is verlopen, stuur dan na een paar dagen een herinnering. Bel om te controleren of de herinnering of factuur in goede orde is ontvangen. Het kan altijd gebeuren dat post niet op de juiste plaats terecht komt. Herinner je debiteur zo aan zijn betalingsplicht. Komt er ook na de eerste herinnering geen respons, stuur dan na tien dagen nog een tweede herinnering uit. En eventueel daarna nog een aangetekende ingebrekestelling.
Probeer om op een vriendelijke manier duidelijk te maken, dat je genoodzaakt bent de vordering uit handen te geven als er binnen 5 dagen niet is betaald en wijs je klant op de juridische gevolgen hiervan. Begin met de 1ste aanmaning vriendelijk en laat de toon daarna strenger oplopen.
5. Interpreteer de signalen die de klant geeft!
Wanneer je een klant telefonisch contacteert, merk je reeds aan de houding van deze klant of hij effectief zal overgaan tot betalen. Sommige klanten zeggen rechtstreeks dat er problemen zijn met hun cashflow, anderen proberen excuses te verzinnen om meer en meer uitstel van betaling te krijgen.
Herken je wanbetalers door ze regelmatig telefonisch te contacteren. Wanbetalers zullen altijd blijven bestaan. Maar een goed debiteurenbeheer kan de schade aanzienlijk beperken.
Meer info: WS Office & Admin Solutions - Wendy Stippelmans - tel: 0474.78.69.06
