Neem je zelf de organisatie van je evenement volledig in handen of besteed je het uit aan een evenementenbureau of een freelance eventplanner ?
“Als bedrijfsleider, marketing manager of event manager binnen je bedrijf word je vaak op het evenement bij je gasten verwacht en niet achter de schermen”, zegt Kristien Van den Wouwer, een ervaren freelance eventplanner.
Een externe eventplanner kan het volledige management van uw event op zich nemen, gaande van het commerciële over het organisatorisch-inhoudelijke, logistieke of PR gedeelte.
De freelance eventplanner is de contactpersoon voor alle stakeholders.
Hij/zij wordt het aanspreekpunt voor alle partners oa voor het bespreken en opmaken van samenwerkingsovereenkomsten met elk(e) extern(e) bedrijf/organisatie. Of het nu gaat om een gastspreker, een standhouder, een mediapartner, de cateraar, de locatie... . De eventplanner waakt over de goede afloop van het event terwijl de bedrijfsleider en het personeel volop van het evenement kunnen genieten.
De eventplanner kent de trends.
Wie maar af en toe een evenement organiseert, is vaak niet op de hoogte van de mogelijkheden en aanbieders op de markt. Rond welk thema wordt er gewerkt, hoe wordt het ingevuld, welke leveranciers ga je daarbij betrekken en hoe ga je hen beoordelen?
Een ervaren freelance eventplanner is hier elke dag mee bezig en kan hierdoor snel goed advies geven. Hij of zij kent ook als geen ander de trends van het moment. Kies je voor dezelfde aanpak als 10 jaar geleden of hou je rekening met wat mensen nu echt leuk vinden?
“
De freelance eventplanner zal ook structuur brengen in de voorbereiding van het evenement via het opmaken van een draaiboek vóór, tijdens en na het event. Een materialenlijst per locatie, een mobiele telefoonlijst van alle betrokkenen,... niets wordt vergeten”, aldus
Kristien Van den Wouwer.
Waar gaan de facturen naar toe?
Een belangrijk verschil tussen een evenementenbureau en een freelance eventplanner is te vinden in de betaling van de facturen.
Wanneer men via een klassiek bureau werkt, dan sturen de hostessen, cateraars, decorbouwers, artiesten, … hun factuur naar het bureau en krijgt de klant alleen één gezamenlijke factuur van het bureau.
Wanneer men een freelance eventplanner inhuurt, kan men afspreken dat alle leveranciers van het evenement hun factuur rechtstreeks naar de organisator sturen.
